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Handbuch Budget Management

Inhaltsverzeichnis:

A

Abgeltung von Prüfungstätigkeiten und bestimmten Unterrichts- und Erziehungstätigkeiten

Á-Conto Zahlungen

Anlagegüter - Anlagenbudget

Arbeitskleidung

Aufbewahrungsfristen

Aufwandsbudget

Außerordentliche Investitionen

B

Bank

Bauliche Instandsetzungsmaßnahmen

Bargeldverkehr

BBG Formblatt "Preisvergleich"

Beschaffung (BBG)

Bestellungen

Buchhaltungsagentur des Bundes

Budgetmanagement

Buffetverpachtung

Bundes-Bediensteten Schutzgesetz

Bundeseigentum

C

Controlling

D

Datensicherheit

Diebstahl von Bundeseigentum

Durchlaufende Gebarung

E

Eigenbeleg

Eilnachrichtenverfahren

Einnahmen

Energie/Satistik/Kosten

Elterngelder

Erzeugnisse und Leistungen des (fach)praktischen Unterrichts

E-Shop der BBG

Essenseinladungen

F

Fahrtkostenzuschuss

Fremdinventar

G

Gebühren für die Überlassung von Bundeseigentum

Gesetzliche Verpflichtungen

Getränkeautomaten

Gewährung von Geldaushilfen

H

Honorarnoten – Grundlage

Honorarnoten, Werkverträge

I/J

Inventarisierung

Instandhaltungsmaßnahmen

K

Kreditbewirtschaftung

Kennzahlen

Kostendeckungsbeitrag

Kuratorien bei Höheren Technischen Lehranstalten

L

Lehrmittel

Lern- und Arbeitsmittel

M

Monatskreditzuweisung

N

Netzwerkbetreuung

Nutzungsüberlassung

O

Offene Forderungen

Offene Posten (Schulden)

P/Q

Parkgebühren

Pendlerpauschale

Planungsbeirat

Private Telefongebühren

R

Rechnung

Rechnungsführung

Reisegebühren

Repräsentationskosten

S

Sachgüterübertragung

Schlüsselverzeichnis

Schulden

Schulmöbel

Schulraumüberlassung

Schulveranstaltungen

Spindvermietung

Sponsoring

T

Telefonkosten

U

Umbuchungen

Urheberrechtsabgabe

UID-Nummer

V

Vergabebericht

Vergaberecht

Vergleichsanbote

Verhaltenskodex

Verträge

W

WAB-MI (MieterInnen Investitionen)

XYZ

Zahlung

Zweckgebundene Gebarung

A

Abgeltung von Prüfungstätigkeiten und bestimmten Unterrichts- und Erziehungstätigkeiten

Die Auszahlung dieser Tätigkeiten unterliegt dem jeweiligen Valorisierungsfaktor, basierend auf das Rundschreiben 13/2014.

Á-Conto Zahlungen

Vorauszahlungen sind nur dann erlaubt, wenn eine vertraglich vereinbarte Leistung bereits erbracht wurde, die entsprechende Abrechnung allerdings noch nicht vorliegt. Beispiel – Betriebskostenzahlungen an Gemeinden bzw. Anzahlungen für Schulveranstaltungen.

Anlagegüter - Anlagenbudget

Bewegliche Wirtschaftsgüter, die einen Bruttowert von € 400,00 übersteigen, zählen als Anlagegut und müssen mit Buchwert inventarisiert werden. Ausgaben für die Herstellung eines beweglichen Wirtschaftsguts, die € 400,-- übersteigen, zählen auch als Anlagegut. Hier ist bei der Inventarisierung mit der BHAG Kontakt aufzunehmen.

Arbeitskleidung

Reinigungs- und Schulwartepersonal benötigt regelmäßig besondere Arbeitskleidung (Sicherheitsschuhe, Arbeitsmantel). Laut PSA-Verordnung im ArbeitnehmerInnenschutzgesetz  ist Schutzbekleidung seitens der Schule alle 2 Jahre bereitzustellen. Für die Bereitstellung einer Arbeitskleidung darf von den Bediensteten kein Selbstbehalt eingenommen werden.

Aufbewahrungsfristen

Sämtliche budgetären und buchhalterischen Unterlagen müssen 7 Jahre lang (gerechnet ab Kalenderjahresende) aufbewahrt werden. Alle buchhalterischen Unterlagen (Rechnung, Bestellung, Angebot usw.), die samt Notizen vollständig und leserlich in HV-SAP eingebunden wurden, müssen nicht mehr physisch aufbewahrt werden. Alle Aufzeichnungen von Schulveranstaltungen und ähnliche Unterlagen von Lehrerinnen unterliegen weiterhin einer 7-jährigen physischen Aufbewahrungsfrist. Diese Unterlagen müssen an der Schule griffbereit zur Verfügung stehen.

Aufwandsbudget

Um den finanziellen Bedarf einer Schule decken zu können, erhält jede Dienststelle ein autonomes Aufwandsbudget. Daraus sind sowohl alle laufenden Pflichtausgaben wie Energie, Reinigung, Instandsetzung, Reisekosten für LehrerInnen, Wartungskosten, etc. zu decken als auch Ausgaben für den laufenden Schulbetrieb und Projekte.

Außerordentliche Investitionen

Im Rahmen von Bauvorhaben erhalten Schulen ein spezielles Einrichtungsbudget, das nach den Grundsätzen des Rundschreibens 11/2012 zu bewirtschaften ist. Prinzipiell erhält eine Schule nur Mittel für neu errichtete Räume, Ersatzinvestitionen sind immer aus dem laufenden Schulbudget zu tätigen.

B

Bank

Das Schulbudget ist immer mit dem ihm zugeteilten Bundeskonto der PSK zu bewirtschaften. Wenn Schulen eine Sponsoringvereinbarung mit einer Bank haben, so sind sämtliche Beschaffungen daraus über die zweckgebundene Gebarung abzuwickeln. Die Eröffnung von Sponsorkonten bedarf der Zustimmung des Bundesministeriums für Finanzen. Sind Konten nicht genehmigt, müssen diese unverzüglich geschlossen werden. Sämtlicher Zahlungsverkehr darf nur über Konten des Bundes abgewickelt werden.

Bauliche Instandsetzungsmaßnahmen

Funktionsverbesserungen und Instandhaltungen am Schulgebäude in größerem Umfang sind beim Landesschulrat für Salzburg zu beantragen.

Bargeldverkehr

Barzahlungsverkehr darf nur im unbedingt notwendigen Ausmaß – in dringenden Fällen – erfolgen. Sämtliche Rückzahlungen an Eltern sind unbar abzuwickeln. Der Bargeldbestand, der so niedrig wie möglich sein muss, ist mindestens einmal jährlich und protokolliert von der Schulleitung zu prüfen.

Auch wird auf die Bestimmungen betreffend Abwicklung von Zahlstellen (Aushang einer Unterschriftenprobe der Zeichnungsberechtigten) und Schlüsselverzeichnis hingewiesen.

BBG Formblatt "Preisvergleich"

Laut BBG-Gesetz §4 ist auf www.bbg.gv.at eine §4-Meldung durchzuführen, wenn Waren oder Dienstleistungen von Unternehmen beschafft werden, die günstiger sind, als die über die BBG angebotenen.

Beschaffung (BBG)

Bei der Investitionsplanung einer Schule ist das Rundschreiben 11/2012 einzuhalten. Die Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes, BGBl. I Nr. 17/2006 vom 31. Jänner 2006 und des  BBG-Gesetzes BGBl. I Nr. 39/2001 idF BGBl. Nr. 99/2002 http://www.bbg.gv.at sind zu beachten.

Das jährliche Rundschreiben Ihres Landesschulrates/Stadtschulrates für Wien zum Budget ist genau einzuhalten.

Sofern Güter und Dienstleistungen nicht über die BBG zu beschaffen sind, müssen grundsätzlich vor jeder Anschaffung Vergleichsofferte eingeholt werden. Die Bestbieterermittlung ist zwecks Nachvollziehbarkeit zu dokumentieren (Vergabebericht).

Bestellungen

Beschaffungsaufträge im Wert von über € 400,-- (inkl. UST) haben grundsätzlich schriftlich zu erfolgen und müssen unmittelbar nach Bestellung ins System HV-SAP als Mittelbindung (offene Post) eingegeben werden. Grundsätzlich sollte jedoch jede Bestellung, die außerhalb des E-Shop getätigt wurde, einen schriftlichen Nachweis haben, in Form von E-Mail oder Aktenvermerk. Dies ist besonders wichtig bei LehrerInnen, die eine Bestellbefugnis haben.
Beschaffungsvorgänge über E-Shop müssten nach Ihrer Durchführung ausgedruckt und der Rechnung beigelegt werden.

Buchhaltungsagentur des Bundes

Die Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG) ist eine Anstalt öffentlichen Rechts, welche - gegen Entgelt - die Buchhaltungsaufgaben des Bundes für alle anweisenden Organe und für die vom Bund verwalteten Rechtsträger zu besorgen hat. Sie steht zu 100% im Eigentum der Republik.  Die BHAG ist für die Ordnung, Erfassung, Aufzeichnung und Weitergabe der Verrechnungsdaten, den Zahlungsverkehr und die Jahresabschlussrechnung des Bundes verantwortlich. Neben den Verrechnungsaufgaben zählt auch die Nachprüfung der Einhaltung der haushaltsrechtlichen Bestimmungen zu den Aufgaben der BHAG. Organisation und Aufgabenverteilung sind im Buchhaltungsagenturgesetz festgelegt.

Budgetmanagement

Der/die DienststellenleiterIn ist für das professionell durchgeführte Budgetmanagement verantwortlich. Zur Professionalität gehören eine bestens ausgebildete Rechnungsführung und ein gut informierter Planungsbeirat.

Buffetverpachtung

Die Verpachtung von Schulbuffets wird laut geltendem Vergaberecht und laut Rundschreiben des bmukk abgewickelt. PächterInnen müssen sich mit den gestellten Bedingungen des bm:ukk sowie des Landesschulrates/Stadtschulrates für Wien einverstanden erklären. Die Schule rechnet die jeweilige Pacht ab und kann diese über die zweckgebundene Gebarung vereinnahmen.

Bundes-Bediensteten-Schutzgesetz

Laut Bundes- Bediensteten-Schutzgesetz ist jeder/jedem Bundesbediensteten regelmäßig Arbeitsmedizinische und Sicherheitstechnische Dienstleistung zur Verfügung zu stellen. Die Leistung wird über den E-Shop der BBG abgerufen.

Bundeseigentum

Das bm:ukk stellt jeder Schule jährlich ein Budget zur Schulbewirtschaftung zur Verfügung. Dazu gehört auch die Beschaffung von Wirtschafts- und Anlagegütern. Sobald diese bezahlt und inventarisiert worden sind, ist dies Bundeseigentum. Dieses kann über dem Weg der Sachgüterübertragung weitergegeben werden. Grundsätzlich ist ein Wirtschafts- und Anlagegut der Schule nicht generell Eigentum der Schule, kann aber bei Bedarf an andere Bundesdienststellen weitergegeben werden. Dazu erfolgt von der Buchhaltungsagentur des Bundes in Salzburg eine Buchung in Höhe des Restbuchwerts nach Abschreibung (fiktive Zahlung). 

C

Controlling

Aus dem englischen: to control für "steuern", "regeln": Aufgabe des Controllings ist es, im Auftrag des Managements über die Wirtschaftlichkeit im Unternehmen zu wachen. Für das Schulmanagement ist es wichtig, in allen Angelegenheiten immer wieder Ziele zu definieren und die Einhaltung sowie das Ergebnis zu überwachen. Steuerungsinstrumente dafür sind ein einheitliches Berichtswesen (zB. Kustodiatsberichte) und ein regelmäßig tagender Planungsbeirat.

D

Datensicherheit

Daten für Beschaffung und Verrechnung (außerhalb von HV-SAP) müssen regelmäßig gesichert werden. Es empfiehlt sich eine tägliche, wöchentliche und monatliche Sicherung durchzuführen. Beachten Sie, dass sich Datenträger verändern und bei einer Medienumstellung auch Datensicherungen umgestellt werden müssen.

Diebstahl von Bundeseigentum

Nachdem Bundeseinrichtungen und -gegenstände grundsätzlich nicht versichert sind, wird polizeilich dokumentierter, gemeldeter und nicht verhinderbarer Einbruchsdiebstahl im Schulgebäude über das reelle Budget ausgeglichen. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Landesschulrat für Salzburg. Wenn Barmittel aus der Kassa der Dienststelle entwendet wurden, muss ebenfalls eine Anzeige bei der nächsten Polizeidienstelle abgegeben werden. Die Unterlage dazu dient als Buchungsbeleg zur Ausgabenbuchung am Konto 6910.000.

Durchlaufende Gebarung

Einnahmen und Ausgaben, die nicht endgültig solche des Bundes sind, wie z.B. abrechnungspflichtige Vorschüsse der Eltern für bestimmte Schulveranstaltungen, müssen durchlaufend, also nicht budgetwirksam, verbucht werden. Gerade hier ist Transparenz geboten.

E

Eigenbeleg

Wenn ausnahmsweise ein Eigenbeleg verfasst werden muss, so ist dieser mit einem PC zu erstellen (Word/Excel). Wichtige Bestandteile: Name der Schule, Name und Anschrift des Empfängers, Grund und Datum der Einnahme/Ausgabe, etc.. Handgeschriebene Eigenbelege sind nicht zulässig.

Eilnachrichtenverfahren

Vor Zahlungen, die im Einzelfall € 7.000,00 übersteigen, wird von der Buchhaltungsagentur des Bundes eine Eilnachricht an das für den Rechnungsleger zuständige Finanzamt abgesetzt. Daraufhin kann das Finanzamt mitteilen, dass die Zahlung getätigt werden kann oder direkt an das Finanzamt erfolgen soll. Wenn nicht reagiert wird, muss eine Frist von 10 Tagen abgewartet werden. Wenn bis dahin kein Einspruch gegen die Zahlung vorliegt, kann die Zahlung durchgeführt werden. Details im Merkblatt des bmbwk/lsr.

Einnahmen

Erwartet die Schule Einnahmen,  ist dafür eine einfache Rechnungslegung notwendig. Die Rechnungen müssen die wichtigsten Bestandteile einer Rechnung aufweisen. Selbstverständlich wird keine Umsatzsteuer angegeben. Diese offene Forderung ist im HV-SAP einzugeben.

Energie/Satistik/Kosten

Energiekosten können gesteuert werden, wenn die Kosten dafür seitens der Schulleitung bekannt sind. Die Energiestatistik ist ein Vergleichsfaktor, in den Jahresaufwandszahlen können Sie Schwankungen erkennen. Schulen, die keinen Vertrag mit einem Contractor haben, können mit Nutzermotivation und Investitionen in die Haustechnik geringere Energiekosten erzielen. Weniger Energiekosten – mehr Geld für pädagogische Interessen! Dabei beraten Sie die MitarbeiterInnen in Ihrem Landesschulrat für Salzburg.

Elterngelder

Mit der Einnahme von Elterngeldern übernimmt die Schule Verantwortung für die korrekte zweckgewidmete Verwendung. Die Höhe der Lern- und Arbeitsmittel muss kalkuliert werden. Vergessen Sie dabei nicht, einen Betrag für Kopien und eventuelle Kleinveranstaltungen einzurechnen.  Diese Kalkulation dient dem Schulgemeinschaftsausschuss zur Beschlussfassung, wie viele Mittel in einem Schuljahr von Eltern eingesammelt werden dürfen.

Diese Gelder werden über die zweckgebundene Gebarung abgewickelt. Die Schule ist verpflichtet, dem Schulgemeinschaftsausschuss eine Abrechnung schriftlich vorzulegen. Es empfiehlt sich, die Ausgabe dieser Gelder so zu steuern, dass zu Schuljahresende keine Beträge übrig bleiben. Restbeträge müssen refundiert werden.

Es ist nicht erlaubt, dass der Elternverein oder andere fremde Organisationen Lern- und Arbeitsmittel einheben und verwalten. Die korrekte Abrechnung auf dem Bundeskonto dieser von Eltern zur Verfügung gestellten Gelder entlastet die Schulleitung.

Für das zusätzliche Einsammeln von Mitteln zum Besuch von eintägigen Schulveranstaltungen ist den Eltern eine Kalkulation vorzulegen, sowie nach Abrechnung ein schriftlicher Nachweis über die Mittelverwendung. Der Bund haftet nicht für Gelder, die nicht in die Bundesgebarung (durchlaufende oder zweckgebundene Gebarung) fließen. Es ist daher das Einsammeln von Barbeträgen nur in Ausnahmefällen und auf den Tag der Veranstaltung zu beschränken.

Erzeugnisse und Leistungen des (fach)praktischen Unterrichts

Rundschreiben: 4/2006, 52/1999

E-Shop der BBG

Beschaffungen müssen - wenn möglich - immer über den E-Shop der BBG abgewickelt werden. Nach der Bestellung sofortige Buchung als offene Posten.

Essenseinladungen

Die Schule darf Gäste zum Essen einladen, wenn diese Einladung im Zusammenhang mit einem Projekt steht. Bundesbedienstete dürfen sich nur dann einladen lassen, wenn diese einen entsprechenden Abzug bei der Reiserechnung angeben. Kosten für Verköstigung von Bundesbediensteten im Zusammenhang einer Prüfungstätigkeit dürfen nicht seitens der Schule finanziert werden.

F

Fahrtkostenzuschuss

Anspruch auf Fahrtkostenzuschuss haben automatisch alle Bediensteten, welche das so genannte "Pendlerpauschale" in Anspruch nehmen. Der Anspruch auf Pendlerpauschale (Steuerfreibetrag) sowie Fahrtkostenzuschuss besteht nebeneinander. Die Wegstrecke zwischen Wohnsitz und Arbeitsstelle muss mehr als 20 km, wenn ein öffentliches Verkehrsmittel nicht zumutbar ist, mehr als 2 km, betragen. Der Fahrtkostenzuschuss belastet seit 01.01.2013 nicht mehr das Sachbudget der Schule.

Fremdinventar

Geliehene Gegenstände oder Privatgegenstände, die ständig im Schulbereich im Einsatz sind, müssen entsprechend inventarisiert werden.

G

Gebühren für die Überlassung von Bundeseigentum

Es ist nicht zulässig, Gebühren für die Überlassung von Bundeseigentum einzuheben. Dies gilt sowohl für Gegenstände wie Möbel, Spinde, Notebooks, aber auch für Bücher und CD.

Gesetzliche Verpflichtungen

Vorschreibungen von Behörden, Gemeinden, etc (zB Wasser, Kanalgebühr, Vertragsvergebührungen) sind unter "gesetzliche Verpflichtungen" zu begleichen und belasten seit 01.01.2013 das Schulbudget.

Getränkeautomaten

Die Aufstellung von Getränkeautomaten, wenn nicht bereits vom Pächter zur Verfügung gestellt, unterliegt stehts dem BBG-Gesetz (Vergleichsangebote). Die Automaten sind mindestens kostenneutral zu betreiben, weshalb die Kosten von Energie, Wasser und anderen Betriebsaufwendungen vor Abschluss eines Aufstellungsvertrags zu kalkulieren sind. Die Gelder sind zweckgebunden einzunehmen.

Gewährung von Geldaushilfen

In bestimmten Fällen bietet der Bund seinen  Bediensteten Unterstützung. Näheres im Rundschreiben 19/2005

H

Honorarnoten – Grundlage

Wenn die Schule eine Honorarnote auszahlt, muss diese von jemandem stammen, der nicht Bundesbedienstete/r ist. Vor allem bei Kulturaktivitäten kommen Honorarnoten zur Auszahlung. Zu beachten dabei ist, dass sämtliche Bestandteile einer ordnungsgemäßen Honorarnote als Rechnungsgrundlage dienen. Sollten diese nicht vorliegen, können Sie beiliegende Vorlage verwenden.

Honorarnoten, Werkverträge

Sämtliche Zahlungen an Bundesbedienstete dürfen nur über die Bundesbesoldung erfolgen. Die jeweiligen Unterlagen werden an den Landesschulrat für Salzburg gesandt und dürfen nicht über die Schule ausbezahlt werden. Die Vergabe der Leistungen (zB. Hardware-, Netzwerkbetreuung) unterliegt den haushalts- und vergaberechtlichen Bestimmungen (BVergG, BBG).

I/J

Inventarisierung

Jede/r SchulleiterIn ist für die ordentliche Haushaltsführung und für die ordnungsgemäße Führung des Inventarverzeichnisses (Materialverzeichnisses) verantwortlich. Das Inventarprogramm FI-AA im HV-SAP-System ist das entsprechende Instrument dafür. Eine stichprobenartige Prüfung ist jährlich durch die Schulleitung, eine Generalinventur alle 5 Jahre durch die Generalinventurkommission durchzuführen. (BVV 2013)

Die Generalinventur ist mittels einem Protokoll dem Landesschulrat für Salzburg zu melden.

Instandhaltungsmaßnahmen

Ausbesserungsarbeiten, Wartungen und sonstige Instandhaltungen werden aus dem Schulbudget finanziert. (Konten 61xx – Gebäude, Grund, Boden, Maschinen, ADV). Instandsetzungsarbeiten werden über WAB-MI bzw. über den/die LiegenschaftseigentümerIn abgewickelt.

K

Kreditbewirtschaftung

Unter diesem Begriff ist die Beantragung und Bereitstellung von finanziellen Mitteln für die Schule seitens des Bundes gemeint. Die monatliche Kreditanforderung und –zuteilung ist Bestandteil des schulischen Budgetmanagements, seit 01.01.2013 aber vorerst nicht mehr notwendig.

Kennzahlen

Um einen Überblick über die Kosten der Schule zu erhalten, empfiehlt sich eine regelmäßige, einfache Kennzahlenarbeit: Die durchschnittlichen Kosten für eine bestimmte Ausgabengruppe wird den derzeitigen Jahreszahlen gegenübergestellt. Ihr Landesschulrat für Salzburg stellt Ihnen gern Durchschnittszahlen von vergleichbaren Schulen zur Verfügung.

Kostendeckungsbeitrag

Im Rahmen der Schulraumüberlassung oder beim Anschluss von Getränkeautomaten, Kopiergeräten werden Gelder eingehoben, die vor Abschluss einer Vereinbarung kalkuliert werden müssen. Ein Kostendeckungsbeitrag muss in jedem Fall die Kosten von Energie, Wasser, andere Betriebsaufwendungen decken. Der Kostendeckungsbeitrag muss nachweislich aus der zweckgebundenen Gebarung in den Betrieb der Schule fließen. (ZB Energierechnung, Reinigung, Überprüfung von Sportgeräten…).

Kuratorien bei Höheren Technischen Lehranstalten

Kuratorien sind Einrichtungen des Sponsorings. Die Abwicklung der finanziellen Gebarung muss daher nach denselben Richtlinien gelten wie für SponsorInnen. Die finanzielle Abwicklung ist über die zweckgebundene Gebarung zu gewährleisten.

L

Lehrmittel

Lehrmittel sind Unterrichtssach- und -verbrauchsgüter, die ausschließlich über das Bundesbudget zu finanzieren sind. Elterngelder sind dafür nicht zu verwenden.

Lern- und Arbeitsmittel

Lern- und Arbeitsmittel können von Eltern einbehoben werden. Die Abwicklung der Finanzen erfolgt grundsätzlich über die zweckgebundene Gebarung. Diese Gelder dürfen nicht für Lehrmittel verwendet und müssen transparent abgerechnet werden. (Meldung lt. Terminkalender)

M

Monatskreditzuweisung

Jede Schule erhält monatlich ein von ihr benötigtes Ausmaß an Mittel zur Bewirtschaftung des Schulbetriebs. Der Antrag dafür muss seit 01.01.2013 vorerst nicht mehr gestellt werden.

N

Netzwerkbetreuung

Hardware- und Netzwerkbetreuung für das Schul- oder Verwaltungsnetz kann von Externen Firmen oder auch von Bundesbediensteten durchgeführt werden. Grundlage ist der vom bm:ukk ausgearbeitete "Vertrag über die Hardware-, Netzwerk- und Systembetreuung von IT-Arbeitsplätzen für den Unterricht". Die Vergabe der Leistungen unterliegt den haushalts- und vergaberechtlichen Bestimmungen (BVergG, BBG). Das heißt, das der Schule dafür zur Verfügung stehende Budget kann, muss aber nicht allein für diesen Zweck ausgegeben werden.

Zu beachten dabei ist, dass EDV-KustodInnen Werteinheiten-Einrechnungen für Leistungen vor Ort erhalten, diese Leistungen sich aber von denen der Hardware- und Netzwerkbetreuung unterscheiden. Nähere Details im Schreiben des LSR Zl. 7357/10-AP/2013

Nutzungsüberlassung

Wenn Schulen Instrumente, Sportgeräte oder ähnliches unentgeltlich an Dritte (SchülerInnen, LehrerInnen) überlassen wollen, gilt § 75 (5) des BHG: "Eine unentgeltliche Nutzungsgestattung darf nur an einen Rechtsträger erfolgen, an dessen Aufgabenerfüllung ein erhebliches Bundesinteresse besteht und der über keine oder nur geringfügige eigene Einnahmen verfügt". Wenn dies nicht der Fall ist, so gilt § 75 (4), der besagt, dass ein entsprechendes Entgelt einzuheben ist (zweckgebundene Gebarung).

O

Offene Forderungen

Stellt die Schule Forderungen (stellt Rechnungen aus – zB für Schulraumüberlassung), so ist diese Forderung im HV-SAP-System einzugeben.

Offene Posten (Schulden)

Offene Posten sind Bundesschulden, die im Rechnungseingang zu verzeichnen sind. Im Zuge jeder Beschaffung (Bestellungen über einem Betrag von € 400,--) ist im HV-SAP-System die Reservierung der offenen Zahlungen vorzunehmen (Mittelbindung).

P/Q

Parkgebühren

Befindet sich ein Schulstandort in einer parkgebührenpflichtigen Zone, so ist die Nutzung eines Schulparkplatzes Gehaltsbestandteil (lt. Einkommenssteuergesetz ein Sachbezug). Der Abzug ist unabhängig davon, in welchem Zeitausmaß der Parkplatz genutzt wird.

Sind die zur Verfügung gestellten Parkplätze absperrbar, so sollte ein Beitrag zur Abgeltung der Betriebskosten eingehoben werden.

Pendlerpauschale

Wer seinen Arbeitsplatz in großer Entfernung hat, der kommt in den Genuss eines Pendler-Pauschales. Das Pendler-Pauschale wird in Form eines Steuerfreibetrages gewährt. Das bedeutet, von dem angeführten Betrag zahlen Bedienstete keine Lohnsteuer. Die Berechnung erfolgt nach der Wegstrecke des öffentlichen Verkehrsmittels, unabhängig davon, ob Sie mit dem eigenen PKW oder einem öffentlichen Verkehrsmittel fahren.

Private Telefongebühren

Die Verbuchung von Telefongebühren beim Diensthandy erfolgt ausschließlich über  den Abbuchungsauftrag.

Planungsbeirat

Professionelles Budgetmanagement benötigt die Einrichtung eines Planungsbeirats.

R

Rechnung

Im Rahmen der zweckgebundenen Gebarung (zB Schulraumüberlassung) ist es notwendig, Rechnungen auszustellen. Verwenden Sie dazu die Hinweise über die Bestandteile einer Rechnung. Die ausgestellte Rechnung muss im HV-SAP-System als "offene Forderungen" geführt werden (Mittelbindung).

Rechnungsführung

Die Rechnungsführung einer Schule ist einer der wichtigen Säulen des Schulmanagements. Ihr/e MitarbeiterIn in diesem Bereich kann Ihnen den tagesaktuellen Budgetstand melden, eine Planungsbeiratsbesprechung professionell vorbereiten. Ein/e versierte/r RechnungsführerIn ist geschult in Haushalts- und Vergaberecht, kennt Umgang und Bestimmungen der BBG. Diese Mitarbeit ermöglicht SchulleiterInnen eine enorme Entlastung im Aufgabenbereich des Wirtschaftsbetriebs Schule. Die wichtigsten Aufgaben der Rechnungsführung sind:

  • Führung der Verrechnungsaufschreibungen
  • Prüfungen im Gebarungsvollzug
  • Aufforderung zur Berichtigung von Anordnungen und Meldung im Beharrungsfall
  • Überwachung der Erfüllung der Forderungen und Schulden
  • Durchführung des Barzahlungsverkehrs
  • Ausfertigung der Einzelaufträge an die Kreditinstitute
  • Befugnis zur Aus- und Unterfertigung von Ersatzanordnungen
  • Befugnis zur Prüfung von Aufträgen an Kreditinstitute
  • Erstellen der Kassenabrechnung
  • Führung des Schlüsselverzeichnisses
  • Schlüsselverwahrung für Kassenbehälter
  • Verwahrung von Wertsachen und sonstigen sicherungsbedürftigen Sachen
  • Verwahrung von Unterschriftsproben und anderen Berechtigungsmerkmalen
  • Führung der Endablage
  • Vertretungsregelungen

Bei der Einschulung in die Rechnungsführung wird eine Einschulungsmappe mit folgendem Inhalt übergeben:

Reisegebühren

Bundesbedienstete geben ihre Reisegebührenabrechnung durch die Schulleitung bestätigt beim Landesschulrat für Salzburg ab. Dort berechnen SachbearbeiterInnen den Antrag. Für die Planung des Reisegebührenbudgets ist es wichtig, Kennzahlen zu kennen, um ein bestimmtes Ausmaß an Kosten genehmigen zu können. Wir empfehlen die Vorlage von voraussichtlichen Reisekosten beim Antrag um Genehmigung eines Seminarbesuchs.

Repräsentationskosten

Repräsentationsausgaben (Kto. 7232) sind Ausgaben für Pressekonferenzen, Empfänge und Einladungen fremder Delegationen, die im Bereich der Haushaltsführenden Stelle anfallen. An einer Schule zählen Ausgaben für Empfänge als unentgeltliche Abgabe und sind unter 4110 zu verbuchen.

S

Sachgüterübertragung

Wenn Gegenstände in einer Bundesdienststelle nicht mehr benötigt werden, so werden diese in der österreichweiten Sachgüterübertragung angeboten. Schulen können anbieten oder auch Gegenstände über die jährlich erscheinende Angebotsliste (erhältlich über Ihren Landesschulrat für Salzburg) anfordern. Ein ggf. vorhandener Buchwert wird von der Buchhaltungsagentur umgebucht. Details finden Sie in den Richtlinien für den Sachgüteraustausch und Nähere Erläuterungen zur entgeltlichen Sachgüterübertragung des BMF.

Schlüsselverzeichnis

Die Verwaltung des Schlüsselverzeichnisses ist Aufgabe der Rechnungsführung. Wichtig dabei ist, dass bei Ausgabe eines Schlüssels vom Empfänger ein Formular unterzeichnet wird, das genau beschreibt, welcher Schlüssel für welchen Zeitraum weitergegeben wurde. Auch die Konsequenzen bei Verlust des Schlüssels (polizeiliche Meldung!) sollen darauf vereinbart werden.

Schulden

Rechnungen, die an der Schule einlangen, müssen sofort im HV-SAP-System als Schuldbuchung bearbeitet werden.

Schulmöbel

Die Neubeschaffung von Schulmöbeln ist grundsätzlich über den BBG-E-Shop abzuwickeln. Sollten andere Möbel benötigt werden, dann sind diese auszuschreiben. Zur Ausschreibung müssen die "Allgemein technischen Bestimmungen zur Ausführung von Schulmöbeln" in der geltenden Fassung beigelegt und für die entsprechende Qualitätsprüfung durchgeführt werden.

Schulraumüberlassung

Einnahmen aus der Schulraumüberlassung müssen über die zweckgebundene Gebarung laufen. Zur Deckung der daraus entstandenen Kosten muss eine Kalkulation erstellt und der berechnete Betrag zweckgebunden für den überlassenen Raum verwendet werden.
Rechtsgrundlage sind die Rundschreiben 80/1994, 48/1995, 74/1995.

Schulveranstaltungen

Gesamte Rechtsvorschrift für Schulveranstaltungenverordnung 1995, Fassung vom 12.09.2011

Schulveranstaltungen, die mit Ausgaben und Einnahmen verbunden sind, sind immer abrechnungspflichtig! Der/die LeiterIn der Schulveranstaltung hat eine Endabrechnung zu unterfertigen, in der sämtliche Zahlungsvorgänge dargestellt sind. Die Schulleitung hat dies zu prüfen und zu bestätigen. Um die Kontrollmöglichkeit der Reiserechnung zu gewährleisten, ist dabei auch festzuhalten, ob und allenfalls von wem Freiplätze in Anspruch genommen wurden, da diese die Reiserechnung vermindern. Dabei ist die Aufbewahrungsfrist beachten, die Belege müssen in der Schule bereit liegen. Der Landesschulrat für Salzburg hat einen Erlass zur Durchführung der finanziellen Abwicklung von Schulveranstaltungen herausgegeben. Wichtig dabei ist auch, dass ein Eilnachrichtenverfahren bei Bedarf erfolgen muss. Das heißt, es müssen Steuernummer und das zuständige Finanzamt bekannt sein.

Alle Schulveranstaltungen sind direkt über die durchlaufende Gebarung des Bundes abzurechnen.

Spindvermietung

Das Einheben von Gebühren für Spinde und anderes Bundeseigentum ist nur dann zulässig, wenn es sich dabei um einen Schlüsseleinsatz (Kaution) handelt. Diese Gebühr muss am Ende des Schuljahres wieder zurückgezahlt werden. Unzulässig ist das Vermieten von Spind- oder Garderobenplätzen. Für Anlagen dieser Art hat der Schulerhalter zu sorgen.

Sponsoring

Schulen können Sponsoringvereinbarungen mit Unternehmen eingehen. Dabei ist besonders auf vergaberechtliche Bestimmungen zu achten. Verträge mit Unternehmen, bei denen Beschaffungen durchgeführt werden sollen, können nicht eingegangen werden, denn beim Einkauf unterliegen Bundesschulen immer dem BBG-Gesetz. Sollten Schulen Leistungen an Unternehmen vergeben, von denen letztlich die Schule profitiert (Automaten aufstellen, Schulfotografie…), müssen stets drei Vergleichsangebote eingeholt werden. Bei der Beschaffung mittels Sponsorengeld ist folgende Vorgangsweise bei offenen Rechnungen einzuhalten:

  1. Buchung vom Sponsorkonto auf die zweckgebundene Gebarung des Bundeskontos,
  2. Verrechnen über zweckgebundene Gebarung,
  3. Aufbewahren des Zahlungsaktes samt Vergabeunterlagen wie üblich.

T

Telefonkosten

In Zeiten von E-Mail und Internet ist die Organisation von Reisen und Schulveranstaltungen nicht mehr mit hohen Kosten verbunden. Dennoch ist es wichtig, LehrerInnen darauf hin zu weisen, dass Vereinbarungen mit VermieterInnen, VeranstalterInnen, etc. stets schriftlich erfolgen müssen. Die Schriftlichkeit garantiert den Nachweis der Vereinbarung und ist weit billiger als ein Telefonat.

Privatgespräche über Diensttelefone müssen mittels Abbuchungsauftrag durchgeführt werden.

U

Umbuchungen

Wenn aufgrund von budgettechnischen Notewendigkeiten oder Fehlern Umbuchungen nötig sind, so müssen diese im laufenden Rechnungsjahr erfolgen. Schulübergreifende Umbuchungen sind nur im Landesschulrat für Salzburg durchführbar.

Urheberrechtsabgabe

Das Gesetz legt allgemein fest, dass für jedes Trägermaterial, welches für Aufnahmen / Überspielungen von geschützten Inhalten zum privaten Gebrauch geeignet oder bestimmt ist, die Vergütung zu entrichten ist. Näheres ist im Gesamtvertrag Leerkassettenvergütung geregelt. Schulen erhalten keine Ausnahmeregelung und müssen die Urheberrechtsabgabe in jedem Fall bezahlen.

UID-Nummer

Jede Schule hat eine UID-Nummer, mit der Beschaffungen im Ausland getätigt werden können. Bei Bestellungen (oder Rechnungsausstellung) muss diese Nummer stets angegeben werden.

V

Vergabebericht

Wenn die Schule Mittel zur Ausstattung außerordentlicher Investitionen erhält, muss die Vergabe mit Rechnungen und einem Vergabebericht belegt werden. Erst danach werden zugesagte Mittel frei gegeben. Die Vorlage für einen Vergabeberichtes erhalten Sie im Landesschulrat für Salzburg.

Vergaberecht

In Vergabeprozessen muss sich jede Dienststelle des Bundes an das BBG-Gesetz und an das BVergG. 2006 halten. Wenn sich eine Schule nicht daran hält, hat dies disziplinarrechtliche Konsequenzen.

Vergleichsanbote

Die Vergleichbarkeit von Waren oder Dienstleistungen muss nachvollziehbar dokumentiert sein. Es ist daher wichtig, dass Anbote von verschiedenen BieterInnen dasselbe Produkt, dieselbe Leistung ausweisen. Die Angebote müssen zur gleichen Zeit ermittelt worden sein und sind in einer Liste zu dokumentieren. Auf dieser Liste soll auch die Bestbieterermittlung und die Begründung zur Vergabe vermerkt sein (Vergabebericht).

Verhaltenskodex

Der Verhaltenskodex

erläutert auf Grundlage der geltenden Rechtslage (Dienstrecht, Strafrecht,…) klar und leicht verständlich, wo potentielle Interessenkonflikte und korruptionsgefährdete Situationen liegen,

gibt den MitarbeiterInnen Richtlinien und Anhaltspunkte zur Bewältigung solcher Interessenkonflikte und Situationen,

macht Führungskräfte und Organisationsverantwortliche auf ihre spezielle Verantwortung im Bereich der Korruptionsprävention aufmerksam,

spricht alle MitarbeiterInnen und Führungskräfte direkt an und

dient darüber hinaus der Information der BürgerInnen darüber, welche Standards von öffentlich Bediensteten erwartet werden können und dadurch letztendlich auch der Stärkung des Vertrauens der Allgemeinheit in die Verwaltung.

Da der Erfolg des Verhaltenskodex wesentlich davon abhängt, dass MitarbeiterInnen seinen Inhalt kennen und sich mit diesem auch identifizieren, wird er beiliegend allen Bediensteten zur Kenntnis gebracht bzw. sind diese angehalten, sich mit dem Inhalt des Erlasses vertraut zu machen.

Um eine möglichst große Breitenwirkung zu erzielen, ist der Verhaltenskodex auch über die Homepage des Bundeskanzleramts abrufbar unter http://www.bundeskanzleramt.at/verhaltenskodex

Verträge

Für dauernde Leistungen und Lieferungen für die Schule (Strom, Wärme, die im Rundschreiben 8/2012 erfassten Buffetbetriebe, Automaten, Kopiergeräte) ist ein schriftlicher Vertrag erforderlich. Die Einhaltung dieser Verträge ist durch die Schulleitung zu überprüfen, die Abwicklung über den Elternverein ist nicht gestattet.

W

WAB-MI (Mieterinnen-Investitionen)

Um das Instandhaltungsbudget eines Bundeslandes planen zu können, ist WAB-MI ein gutes Instrument zur Kommunikation zwischen Schule und Landesschulrat für Salzburg. (Nicht in jedem Bundesland eingeführt)

XYZ

Zahlung

Keine Zahlung darf ohne Rechtsgrundlage erfolgen! Daher ist bei Akten und Zahlungen jedenfalls eine Dokumentation anzulegen. Die Bundeshaushalts-Verordnung (BHV) sieht bei Leistung einer Zahlung folgenden Ablauf vor:

  1. Bestätigung der sachlichen Richtigkeit (Die Person, welche die Lieferung oder Leistung übernommen hat, hat zu bestätigen, dass diese wie bestellt erbracht wurde und keine Mängel vorliegen).
  2. Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit (zB. Rechnungsführung prüft die Rechenvorgänge auf der Rechnung). (§113 BHG 2013 und § 119 BHV 2013)

Ohne Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit darf keine Rechnung bezahlt werden.

  1. Inventarisierungsvermerk auf der Rechnung und Eintragung ins Inventarverzeichnis
  2. ev. Eintragung ins Materialkontenblatt
  3. Verbrauchsmaterial, das sofort verbraucht wird: Vermerk "zum sofortigen Verbrauch"
  4. Schriftliche Anordnung des/der  SchulleiterIn, dass die Zahlung zu leisten ist und die Verrechnungsmerkmale stimmen (§§ 87 und 116 BHG 2013 und §§ 25 und 26 BHV 2013)
  5. Zahlungsdurchführung: Skonto- bzw. Zahlungsfristen sind immer einzuhalten
  6. Alle Belege (Angebote, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung) sind chronologisch geordnet und gesichert mindestens 7 volle Jahre (gerechnet ab Jahresende) aufzubewahren. Ab 2014 gilt die elektronische Belegaufbewahrung für alle Belege, die vollständig und leserlich ins Rechnungsführungsprogramm HV-SAP eingebunden wurden. Diese müssen nach dem Einbinden in SAP nicht mehr physisch aufbewahrt werden. (§§ 82 bis 84 BHV 2013)

Dieser in der BHV vorgesehene Ablauf ist immer einzuhalten, jede Einschränkung, insbesondere mit der Begründung von Arbeitsüberlastung, Personalengpass ist unzulässig.

Zweckgebundene Gebarung

Einnahmen, die auf Grund

erfolgen, müssen über das Bundeskonto verbucht werden und können zweckgebunden verwendet werden – RS 10_2013 und 13/2008. Nicht verbrauchte zweckgebundene Einnahmen gehen in die Rücklage, sie stehen der Schule im Folgejahr zur Verfügung und unterliegen keiner Bindung.